Vous avez une ou plusieurs boites mails qui se remplissent 24 heures sur 24…. Bien souvent, ouvrir votre boîte de réception est la première chose que vous faites lorsque vous arrivez au travail, si vous ne l’avez pas déjà consulté sur votre téléphone en y allant : cela vous permet d’échanger et de travailler efficacement. Mais pour certains d’entre vous, une boîte de réception pleine de mails (surtout non traités) pollue l’esprit et peut s’avérer devenir une source de stress

Longtemps, l’objectif a été d’atteindre l’Inbox zéro (ou zéro mail) à la fin de la journée. Voir un petit zéro à côté de votre boîte de réception vous donnait le sentiment du travail terminé et vous permettait de quitter le travail sans stress. Aujourd’hui, l’objectif Inbox zéro est inatteignable, et le conserver est angoissant et chronophage. De nombreux messages peuvent patienter 2 ou 3 jours dans votre boîte de réception….

Quelques étapes suffisent pour retrouver un peu de sérénité, avec un peu de discipline et d’organisation personnelle :

1.Faites le tri dans vos emails

Triez, désinscrivez-vous et supprimez directement tous les messages qui ne vous concernent pas dans votre aire de responsabilités, ou ceux dont vous n’avez pas besoin. Vous avez supprimé un mail important par erreur ? Faites confiance à l’envoyeur qui réclamera sa réponse. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne consultez pas. Si cette dernière vous manque, vous finirez par vous réabonner. Certains sites comme Cleanfox peuvent vous aider à faire le tri et à vous désinscrire sans que vous ayez à le faire manuellement.

2. Classez vos emails

Une fois votre boîte de réception allégée de tous les emails inutiles, vous pouvez classer ceux qui restent dans des dossiers. Ainsi, dès que vous recevez un courriel, vous pouvez le ranger dans une catégorie, ou utiliser les règles de messagerie pour des tris automatiques.

Vous recevez moins de 50 mails par jour ?

Voici un exemple de catégories simples de dossier : urgent et important, urgent en cours, à traiter

Pour que ce système de rangement soit efficace, il va de soi qu’il faut être discipliné et consulter régulièrement les dossiers. Le dossier urgent et important doit être examiné au moins une fois par jour.

Vous en recevez bien plus ? Optez pour un classement par thématique, par projet, ou par priorité, et non par ordre d’arrivée.

À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux.

3. Répondez à vos emails de manière groupée

La troisième étape consiste à instaurer un temps pour les mails dans votre journée. Pour ne pas être tenté et conserver du temps de cerveau disponible pour d’autres tâches, désactivez l’alarme qui vous indique que vous avez reçu un nouvel email. Établir plusieurs plages horaires dans la journée pour consulter sa boîte de réception permet d’être plus productif.

Distinguez le type de réponse à faire : un simple commentaire ou accord ? Répondez directement. Une réponse qui demande un peu de tact ou de réflexion ? Inutile de répondre à chaud, intégrez le dans votre organisation de journée et notez-le dans votre calendrier. Pensez bien utiliser les délais accordés (personne ne vous oblige à être bon élève et répondre avant tout le monde, le but est de répondre au délai donné, et non après…).

Gardez aussi en tête que tous les messages ne nécessitent pas une réponse. Certains emails dont vous êtes en copie ne servent qu’à vous informer. Économisez-vous et évitez les messages du type : « Ok, bien reçu ».

Respectez votre rythme chronobiologique : certains choisissent le matin pour traiter leurs courriels car ils ont l’esprit clair et disponible, d’autres préfèrent une heure après… Optez pour le moment où votre esprit est le plus disponible !

Un dernier conseil : dépenser son énergie en consultant ses mails toute la journée nuit à votre efficience et qualité de réflexion. Osez en prendre conscience et travaillez sur vous pour arrêter de consulter frénétiquement votre boite mail. A vous de trouver le rythme et le moment qui vous convient le mieux.

Et surtout, nous vous souhaitons de beaux congés d’été sans mails, en ayant programmé votre réponse automatique, heureux de votre droit à la déconnexion !