Durée trop élevée, nombre de participants trop important ou participants inadéquats, ambiance à tendance narcoleptique : nous avons parfois le sentiment, au fil des ans, que la réunion en entreprise est devenue le mal du siècle. Si bien qu’aujourd’hui, certains souhaitent définitivement la supprimer. Personne n’a vraiment envie de (re)vivre trois heures de réunion qui occupent tout l’après-midi, et qui ne mènent pratiquement à rien de concret…car cela devra se décider à la prochaine réunion…Cependant, les réunions présentent toujours des mérites.

En finir avec la réunionite aigüe

C’est une étude du Virginia Tech Carilion Research Institute qui l’affirme : le travail en réunion affaiblirait le quotient intellectuel des personnes concernées. Et il n’y a pas besoin de regarder longtemps sur un moteur de recherche pour constater les multiples études désapprouvant la réunion dans sa forme traditionnelle, qui perdure depuis des décennies en entreprise.

Chronophages, mentalement usantes et, surtout, menant à peu d’actions concrètes en aval : les réunions seraient devenues « has been ». Il y a fort à parier que vous avez déjà pris part à l’une d’elles, durant laquelle certains des protagonistes traitent leurs mails, envoient des sms ou déjeunent. Ces « parasitages » témoignent de la désacralisation de la réunion au fil du temps. Cela dit, peut-on pour autant reprocher à ces personnes leur volonté de gagner du temps dans leur journée de travail ? Le nombre de réunions hebdomadaires est passé à 3 en 2016 à 3,5 chez les cadres en 2018. En moyenne, ils passent 27 jours par an en réunion !

C’est pourtant une belle invention

Il serait pourtant malvenu d’éliminer totalement la réunion, comme certaines start-ups le revendiquent haut et fort. Il est bon de se rappeler ses vertus. La réunion reste certainement, à ce jour, une solution efficace pour mener à bien un projet en équipe.

Elle permet tout d’abord une communication rapide entre les différents acteurs d’un projet. Une bonne discussion et un échange d’idées ont toujours été plus constructifs qu’une longue chaîne de mails rébarbatifs, dans lesquels chacun campe sur ses positions. Elle est aussi moins chronophage, car le dialogue s’initie immédiatement, réduisant les temps de traitement et l’attente de la réponse de ses collaborateurs. La circulation des idées est nécessairement plus constructive que des avancées individuelles. « Il y a plus de lumière et de sagesse dans beaucoup d’hommes réunis que dans un seul », disait Alexis de Tocqueville.

Cette rapidité dans l’échange, et la sincérité dans la relation, permettent la prise de décisions en concertation ; un élément indispensable pour la tenue saine du projet. La co-construction avant tout.

Un bon moyen de rendre ces réunions constructives : les préparer en amont et les animer correctement

Pour corriger l’inefficacité des réunions, du professionnalisme s’impose. La plupart des salariés ou cadres indiquent, à juste titre, le manque de préparation en amont pour démontrer leur stérilité. Convenez donc d’un ordre du jour clair et des objectifs à atteindre. Privilégiez une équipe restreinte partie prenante du projet, et non tout l’étage, au prétexte de ménager les susceptibilités. Formez-vous à l’animation des réunions et à la dynamique d’un groupe. Ne négligez pas l’après : pensez à partager au plus tard dans les 24 heures le compte rendu avec les conclusions, notamment à ceux qui n’ont pas pu participer. Enfin, il est essentiel d’allouer un temps à chaque sujet, et de limiter la durée de la réunion. Il est prouvé que l’on est moins créatif et constructif après 90 minutes dans une même pièce, à parler de différents sujets avec les mêmes personnes.

Pour finir, prenez soin de vos propres interrogations ou inquiétudes : une réunion peut être une source de stress, par exemple si vous n’appréciez pas vous exprimer en groupe. Rappelez-vous que si vous faites partie de l’entreprise, vous êtes acteur du projet en cours et que vous êtes à votre place. Pour créer votre propre bulle de confiance, différentes techniques existent. Une solution simple ? Un exercice de respiration profonde en quelques minutes.